Итак, у вас есть команда и вы приступили к работе над стартапом: каждый знает свою сферу ответственности, у каждого есть задачи и вы знаете, что хотите получить через месяц, квартал, год. Однако уже в самом начале работы вы, скорее всего, столкнетесь с тем, что мессенджеры даже со всеми их возможностями, не лучший инструмент для командной работы: нужные файлы постоянно теряются, командный чат не позволяет отслеживать прогресс по задачам, а также общую продуктивность команды.
Встает вопрос о выборе инструмента для совместной работы. В этой статье я собрала топ лучших программ для постановки задач, а также сделала обзор инструментов, которые помогут отследить продуктивность команды, затраченное на задачи время, наладить удобную коммуникацию.
Startup Jedi
Мы общаемся со стартапами и инвесторами, а вы перенимаете опыт.
Как выбрать сервис, который подходит именно вашей команде
Программы, сервисы для командной работы очень разнообразны и заточены под разные цели: от постановки и трекинга задач до анализа продуктивности команды и создания документации по проекту. Перед тем, как выбрать инструмент, с которым будет работать ваша команда, проанализируйте потребности, которые должен закрывать софт.
К примеру, если у вас много задач на проекте, вам нужно, чтобы программа наглядно показывала, в каком состоянии находится каждая из ключевых задач, не возникла ли такая ситуация, что выполнение ключевой задачи может оказаться заблокированным из-за, скажем, других подзадач.
Если вам важен прежде всего процесс коммуникации (возможность проведения видеоконференций с командой, обсуждения задач в реальном времени), то программа должна быть заточена именно под коммуникацию: чаты должны быть максимально удобными и не должны подвисать.
Если вам специализированная программа нужна для тайм трекинга, создания специализированных документов, то тогда обращаем внимание именно на эти функции.
...
Лучшие сервисы для постановки задач
Таких инструментов довольно много, каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Большинство программ работают по модели подписки: бесплатная версия на срок от нескольких дней до месяца для тестирования функционала, затем пользоваться сервисом можно только за плату. В то же время, если ваш бюджет пока очень ограничен, можно найти сервис, которым можно пользоваться бесплатно, правда, будьте готовы к тому, что возможности free-версии будут существенно ограничены, да и доступна она, как правило, только небольшим по численности командам.
Большинство крупных компаний используют для работы именно этот сервис. Он позволяет выстроить взаимодействие в команде по гибкой методологии (Kanban, Scrum), планировать бэклоги, ставить задачи, отслеживать их выполнение, выпускать релизы и создавать отчеты. Это очень гибкий инструмент с огромным количеством возможностей: их так много, что в некоторых компаниях есть специалист, который занимается исключительно настройкой и адаптацией Jira под потребности компании.
Плюсы:
всеобъемлющий функционал — от настраиваемых Kanban- и Scrum-досок для постановки задач до настраиваемых процессов и фильтров, возможности создания дорожных карт, прогнозов, установления связей между задачами;
возможность настроить сервис и процессы под потребности вашей команды;
создание roadmap проекта;
создание отчетов;
у Jira Software более 3000 приложений, которые каждая команда выбирает с учетом специфики проекта;
импорт данных из ряда программ (Asana, Trello, MS Project, Confluence и пр.), экспорт данных;
гибкая система оплаты в зависимости от количества человек в команде: если меньше 10, программой можно пользоваться бесплатно.
Минусы:
сложно разобраться в настройках из-за огромного количество функций.
...
Сервис был запущен в 2004 году, в 2019 году здесь зарегистрировано 3 миллиона аккаунтов. Программа предлагает предпринимателям решить наболевшие для них проблемы, связанные с тем, что ключевые для их команд материалы находятся в разных местах: гугл-документах, в электронной почте, в мессенджерах. Basecamp предлагает решение для этой проблемы.
Он дает возможность назначать и отслеживать задачи, просматривать информацию о клиентах, загружать файлы, отслеживать время, которое уходит на выполнение задач, оставлять комментарии к задачам.
Плюсы:
широкий функционал: от постановки задач, доски для размещения анонсов и обновлений до чат-комнат для быстрого обсуждения с командой, планирования сроков в виде графика;
простая система управления проектом;
можно организовать работу не только с командой, но и с клиентами и партнерами;
интегрируется с Google Docs.
Минусы:
высокая стоимость — $99 в месяц с команды, ограниченная бесплатная версия есть, но она доступна только учителям, студентам, фрилансерам и семьям;
пользователи сервиса отмечают частые зависания;
мобильная версия работает неустойчиво.
...
Программа позволяет выстраивать и отслеживать основные бизнес-процессы, сохранять документацию, совмещает функции управления проектами, корпоративного общения и CRM. Преимущество этого софта в том, что он предоставляет возможность приглашать в Podio не только членов команды, но и клиентов, фрилансеров, других участников внешних процессов. Возможности администрирования позволяют контролировать доступ к различным рабочим пространствам.
Плюсы:
широкий функционал;
возможность визуализации данных;
детализированный доступ;
встроенный чат;
если в вашей команде до 5 сотрудников, то попробовать сервис можно бесплатно, правда, с очень ограниченным функционалом.
Минусы:
стоимость, если в команде более 5 человек — $9 за базовый пакет;
некоторые пользователи отмечают, что интерфейс не очень удобный.
...
Программа, которая подходит для ведения бизнес-процессов в небольших командах. Прежде всего Asana — это менеджер задач, который помогает организовать работу как одного, так и нескольких человек. Каждая команда может создать удобное для себя рабочее пространство, в каждом рабочем пространстве может быть множество проектов, в каждом проекте — множество задач.
При помощи программы можно создавать и назначать задачи, определять сроки их выполнения, добавлять описания, ссылки и файлы, комментировать задачи.
Плюсы:
простой и понятный интерфейс с множеством функций;
базовым пакетом программы можно пользоваться бесплатно;
возможность работы над несколькими проектами онлайн.
Минусы:
в базовом пакете не очень широкий функционал, за пакет премиум придется платить $13,49 каждый месяц;
иногда медленно работает.
...
Инструмент позволяет управлять, объединять и автоматизировать бизнес-процессы. Предлагает целых три пакета систем управления взаимоотношений с клиентом (CRM), интегрируется с 1С, таким образом, не нужно заносить клиента в базу дважды.
Очень удобная программа, если ваш проект завязан на продажах — помимо описанного, у сервиса 15 утилит, которые подойдут продажникам и маркетологам. Среди них такие, как SalesIQ (живой чат для поддержки клиентов), Social (инструмент для управления брендом в социальных сетях), Survey (утилита для быстрого создания опросов), Contactmanager (онлайн-программа для управления контактами), Motivator (собирает данные из учетной записи менеджера по продажам и дает представление о продажах в реальном времени).
Сервис также включает в себя пять инструментов для бухгалтерского учета, 15 инструментов по оптимизации работы с электронной почтой и коммуникациям внутри команды, а также инструменты для HR.
Плюсы:
набор различных утилит;
отличная программа для тех команд, которые работают с CRM-системами;
простой и понятный интерфейс.
Минусы:
тестовый бесплатный период — 15 дней, затем стоимость использования программы будет стоить от $12 в месяц.
...
Если вам важно просто отслеживать выполнение задач, то отличным решением будет переход в Trello. В программе можно бесплатно вести несколько проектов-досок одновременно. Каждая задача представляет собой карточку, которая, по мере выполнения, будет следовать из столбца в столбец. Таким образом вы будете видеть, сколько из задач сейчас выполняются, какие из них готовы к проверке, сколько задач завершено.
Если вы купите бизнес-аккаунт ($10 за пользователя в месяц), то получите возможность подключать к доскам неограниченное количество различных компонентов, которые помогают добавлять в карточки с задачами новые поля и возможности, обеспечивают обмен данными между Trello и другими сервисами, автоматизируют ряд рутинных процессов. Например, можно сделать так, чтобы задачи, которые давно не обновлялись, желтели, так они будут сразу бросаться в глаза; можно настроить дополнительные поля и при необходимости выгрузку данных в гугл-таблицы; можно добавить в карточку счетчик обратного отсчета, можно отображать карточки в виде календарного расписания… При желании можно сделать так, чтобы создавались копии для тех задач, которые у вас повторяются через определенный период.
Плюсы:
очень удобный и понятный функционал;
настройка уведомлений по задачам;
разные права администрирования;
отслеживание прогресса по задачам;
есть бесплатная версия программы.
Минусы:
синхронизируется не со всеми сервисами;
нет ряда инструментов, которые могут понадобится при ведении проекта — например, нет диаграммы Ганта.
...
Сервис для управления задачами, которые можно помещать в проекты, сортировать при помощи фильтров, экспортировать. Программа позволяет не только ставить задачи и контролировать их выполнение, но и видеть продуктивность членов команды. Здесь есть так называемая Карма, которая анализирует и визуализирует производительность каждого пользователя: есть пять уровней в зависимости от набранных пользователей очков (Новичок, Любитель, Эксперт, Мастер и Гуру).
Плюсы софта:
Минусы:
Сервис для работы над проектами в режиме реального времени. Задачи отслеживаются в режиме Kanban-досок, интерактивной диаграммы Ганта. Есть мобильные версии для Android и iOS.
Программа гарантирует прозрачность работы команды: можно в режиме реального времени просматривать статусы и получать отчеты по проекту; помогает с планированием; дает площадку для корпоративного общения.
Софт помогает налаживать работу команд разной направленности: от разработки, маркетинга, дизайна до управления продуктами и профессиональных услуг.
Плюсы:
простота;
удобно для организации работы различных команд.
Минусы:
недоработки системы — возникают проблемы с загрузками ссылок, иногда программа зависает;
стоимость Wrike Professional — $9,80 в месяц за пользователя (для команд в 5, 10, 15 человек), правда, если в вашей команде не более 5 человек, вы можете пользоваться бесплатным пакетом Wrike Free.
...
Российский сервис для управления бизнесом. Его основные плюсы описывает лозунг: “Бесплатно. Неограниченно. Онлайн”. Правда, как и у большинства подобных инструментов, бесплатная версия очень ограниченна.
В сервисе есть система CRM для управления продажами и коммуникациями с клиентами, контакт-центр, есть возможность ставить задачи и создавать проекты, конструктор для создания сайтов, а также интернет-магазинов. Bitrix24 еще называют социальной сетью для компаний, поскольку там есть ряд инструментов для общения внутри компании и для общения с клиентами.
Плюсы:
бесплатная версия;
широкий функционал.
Минусы:
плохое качество связи;
не очень удобный интерфейс.
...
Инструмент для постановки задач и повышения продуктивности работы команды. Поступающие задачи можно расставлять по приоритетам, делегировать. С программой можно работать как в веб-формате, так и в формате мобильных приложений.
Сервис синхронизируется с рядом приложений: Evernote, Google Drive, One Drive, Dropbox.
Плюсы сервиса:
удобство;
наличие бесплатной версии;
надежность.
Минусы:
синхронизируется не со всеми сервисами для создания и ведения документов.
...
Общее сравнение
В этой табличке можно посмотреть более лаконичное сравнение всех вышеперечисленных сервисов для постановки и ведения задач.
...
Какие программы будут также полезны вашей команде
Если постановка задач и ведение проектов вам не очень нужны на данном этапе или же вы привыкли работать, просто разделив проект на сферы влияния, есть все же несколько инструментов, которые, скорее всего, очень вам пригодятся.
Для чатов и видеоконференций:
HipChat. Можно создавать групповые и индивидуальные чаты, показывать свой рабочий экран собеседнику, обмениваться файлами.
Sgwiggle. Видеочат, программа делает новое фото каждого участника каждые несколько секунд, таким образом, сразу ясно, с кем можно связаться в текущий момент.
GoToMeeting. Помогает в проведении видеоконференций, онлайн-презентаций. Есть функция удаленного просмотра рабочего стола.
Slack. Сервис для общения и загрузки файлов, интегрируется практически со всеми описанными выше инструментами для постановки задач. Предусмотрена настройка каналов, ветки комментариев в чатах (вы можете оставлять комментарии к конкретному сообщению). Есть возможность искать по слову или по его части, настраивать уведомления по отдельным каналам, обмениваться документами, фото- и видеофайлами.
Для налаживания продуктивной работы:
Toggl — сервис, который считает, сколько времени команда тратит на выполнение задач, ведет учет времени своих и коллективных проектов.
Hackpad — программа для совместной работы над документами, помогает создавать и редактировать файлы. Для каждой части документа автоматически указывается авторство.
...
Выводы
Сервисы для организации командной работы очень разнообразны. Чтобы выбрать что-то подходящее лично вам, нужно проанализировать потребности команды и продукта, бюджет, а затем выбрать оптимальный вариант. Большинство программ имеют ограниченную бесплатную версию, в то же время функционал платной версии может стоить своих денег, особенно если речь идет о CRM-системах.
При выборе инструмента для командной работы важно учитывать и то, насколько вы готовы потратить свое время на освоение нового софта.
Если ваш проект пока небольшой, но в перспективе — пускай долгосрочной — он должен вырасти в разы, есть смысл сразу выбрать программу с максимально широким функционалом. Возможно, сейчас для вас достаточно чата и Kanban-доски, однако со временем у вас появится база клиентов, поставщиков и партнеров, поэтому идеальный для вас инструмент командной работы должен иметь функции CRM системы.
Facebook: facebook.com/Startup.Jedi.ru/
Telegram: t.me/Startup_Jedi_RU
Twitter: twitter.com/startup_jedi
Комментарии