Моделирование бизнес-процессов для стартапа: понятие, особенности и для чего нужно

Первое, что приходит на ум, когда мы слышим выражение «моделирование бизнес-процессов» — это что-то непростое, большое, только для крупных компаний и предприятий, «ну и точно пока что не для нашего стартапа». Это всего лишь некоторые из тезисов, которые делают моделирование для стартапов сложной темой для обсуждения. В свою очередь, моделирование — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах. Однако давайте остановимся и отрефлексируем эту тему в контексте стартапа. Правда ли, что это не для стартапа?

Мнение «пока что не для нашего стартапа» не случайно — все компании, независимо от их размера, должны беспокоиться о моделировании своих бизнес-процессов (БП), чтобы расставить приоритеты для роста. Откладывание этого до тех пор, пока стартап не станет «достаточно большим», может в конечном итоге не дать стартапу тех условий, необходимых для того, чтобы с самого начала стартап стал таковым. 

Стартапы и малые компании, которые настроены на рост и масштабирование, должны уделить особое внимание моделированию и управлению своими БП, что позволит расставить приоритеты, повысить удовлетворенность клиентов и, в конечном счете, повысить эффективность самих бизнес-процессов, что является одним из  ключевых факторов для развития.

Во-первых, убедимся, что мы синхронизированы в отношении понятий. Определимся с понятием «бизнес-процессы» (БП):

• Процесс — это последовательность связанных действий. Дополнение «бизнес» делает акцент на то, что процесс используется в бизнес-целях. Весь бизнес целиком можно рассматривать как один процесс, который состоит из множества подпроцессов. 

• БП — это цепочка постоянно повторяемых и логических действий, совершая которые, можно из ресурсов в начале работы получить продукт/услугу в конце  для удовлетворения внутренних/внешних потребителей.

Компаниям, которые хотят оптимизировать свою работу, необходимо сформировать действительно эффективные БП — те, что включают только нужные операции, ведь результативная работа предполагает исключение лишних, ненужных, необязательных действий. Описывая таким образом процессы, мы имеем модель, с которой в последующем можем проводить изменения и дополнения — автоматизировать, проводить реинжиниринг и так далее. 

Тем самым, моделирование — отражение реального процесса при помощи графических, текстовых или иных  способов представления, то есть подробное описание деятельности компании. Модель бизнес-процесса — это описание (табличное, графическое) процесса, показывающее текущую или предполагаемую деятельность бизнеса.

В графическом виде модель бизнес-процессов может быть реализована в форме перечня обособленных операций и схемы связей между ними. Наглядность носит превалирующее значение. Таблица, например, хорошо демонстрирует взаимозависимость между базовыми элементами в предполагаемых условиях, а потому упрощает выявление лишних этапов и связей. На схеме же сразу видны ненужные (необязательные) согласования или дублирующиеся функции.

Во-первых, описание всех бизнес-процессов необходимо для определения действий по повышению результативности бизнеса в целом: улучшить показатели компании, помочь ей достичь результата. Если четко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить все в графическом виде. 

Основная цель моделирования — повышение производительности компании: рентабельности, доходов и других показателей. 

Во-вторых, моделирование необходимо для приведения процессов к единому пониманию (унифицированию) в целях их корректного исполнения для достижения требуемой результативности. Чтобы убедиться в правильности исполняемых процессов, нужно наладить взаимосвязи между ними, что и позволяет сделать моделирование. 

В-третьих, моделирование служит для  последующей автоматизации и повышения производительности компании. 

Моделирование — возможность получить полное представление о наиболее значимых процессах в компании, чтобы определить потенциальные недостатки. Составив карту каждого из них, вы сможете быстрее нивелировать узкие места и, тем самым, повысить  свою чистую прибыль. 

В реализации моделирования есть много результативных и уже протестированных методов. Исходя из поставленных задач и преодолеваемых трудностей, которые нужно решить благодаря моделированию, его разделяют по видам. Деление обусловлено предметными целями, которые выполняют различные виды моделирования. В противном случае модель окажется слишком непонятной из-за наличия массы компонентов.

1. Структурное моделирование применяется для уже существующих моделей. При данном подходе определяется состав элементов системы и связи между ними. На основании приобретенной информации делают вывод о структуре системы. В структурном моделировании выделяют: функциональное, имитационное и информационное моделирование.

Функциональное дает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций, то есть конкретное описание функций, которые система должна сделать. BPMN — система условных обозначений и их описания в XML. 

Имитационное — показывает поведение процессов в разных условиях с анализом как динамических характеристик процессов, так и с распределением ресурсов. То есть, подразумевает собой описание через примеры развития БП в динамике. В частности, STD (State Transition Diagrams) предназначена для моделирования и документирования реакций системы при ее функционировании во времени.

Информационное дает представление объектов предметной области, их свойств и отношений между ними. Примером может быть ER-модель (Entity-Relationship model, модель «сущность-связь») — модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы. 

2. Объектно-ориентированное моделирование — это описание процессов, как совокупность взаимодействующих объектов. В качестве объектов, которые взаимодействуют между собой, могут выступать сотрудники, информационные компоненты и прочее. На их основе был разработан язык UML (Unified Modeling Language) — унифицированный язык моделирования в графическом виде.

3. Интегрированное моделирование. Этот вид объединяет разные виды моделирования — структурные, объектно-ориентированные и другие. Иными словами, это совокупность нескольких моделей, каждая из которых описывает компоненты структуры, а все вместе они образуют полное и комплексное представление о моделируемом процессе. BRM/BRMS — методология управления и система управления бизнес-правилами.

1. Повышение операционной эффективности. Операционная оптимизация и точное выполнение бизнес-процессов обусловлено их моделированием и анализом. Имитационное моделирование позволяет моделировать процессы до их фактической реализации, благодаря чему удается минимизировать сбои. 

2. Приобретение конкурентных преимуществ. Стартап или компания, которая моделирует и улучшает свои бизнес-процессы, обладают значительным конкурентным превосходством. Успех состоит не только в уникальных идеях или оптимальных бизнес-моделях, но и в постоянном совершенствовании при помощи их моделирования. Небольшие изменения и дополнения в рамках одной модели приводят к улучшению процесса в целом. Именно эти усовершенствования помогают добиваться результативности и дают превосходства перед конкурентами. 

3. Приведение операций в соответствие с новой бизнес-стратегией. Изменение стратегии обычно требует внесения изменений в операции и работу людей. Моделирование облегчает решение этой задачи, поскольку оно помогает руководителям поддерживать согласованность процессов, не выпуская из вида общую стратегию. Если процессы и новая стратегия не согласованы, это может привести к неудачам в исполнении, поскольку в этом случае цели не достигаются. Моделирование помогает осуществлять реинжиниринг (BPR) путем анализа существующих процессов и их корректировки для повышения производительности.

4. Повышение упорядоченности. Контроль и последовательность этого процесса — значимый аспект для любой компании. Это позволяет унифицировать существующие процессы, которые могут быть плохо регламентированы, что дает возможность быстрее и лучше справляться с внештатными ситуациями.

5. Быстрая адаптация сотрудников и повышение производительности. 

Одна из отличительных черт успешных компаний и команд заключается в наличии представления о том, что и как они должны делать и какова роль каждого сотрудника. Четкая коммуникация по операционным процессам — это важное значение для обеспечения бесперебойного функционирования команды. Моделирование позволяет документировать процессы и обеспечивать осведомленность о них.

6. Более быстрый выпуск продукта/фичей. В стартапе очень важно коррелировать исправление ошибок и запуск продукта. Неспособность сопоставить эти процессы будет означать, что недостатки не всегда будут исправляться. Нередко новые функции основаны на запросах отделов продаж и управления. Но процесс, в котором имеются механизм оценки приоритизации и выпусков новых функций, способен усовершенствовать работу в целом. 

В первую очередь бизнес-процессы, а затем — стартапы и все остальное.

Приведенное выше мнение о том, что моделирование «пока что не для нашего стартапа» достаточно распространено среди фаундеров, поскольку и так понятно, кто чем занимается. Если в стартапе нет выстроенных бизнес-процессов (продажа, разработка, маркетинг и так далее), то, вероятно, нижеприведенные тезисы будут для них убедительны. Речь даже скорее о попытках выстраивать процессы, ведь стартап, априори, по одному определению, — поиск работающей бизнес-модели. В этом смысле, определенным образом сформированные модели на первых этапах построят работу стартапа, что позволит миновать критических ошибок в будущем. 

Для этого вам следует:

1. Четко распределить роли участников, что позволит исключить дублирование процессов. Стартапы, зачастую, это небольшие команды, поэтому критически значимо распределить грамотно ресурсы. Одна из отличительных черт успешных команд заключается в наличии четкого представления того, что каждый член команды должен делать, как они должны это делать и какова роль каждого. Четкая коммуникация по операционным процессам обеспечивает бесперебойное функционирование как команды, так и стартапа в целом.

2. Определить цели проекта на ближайший период работы (3-4 месяца). Важно чтобы эти цели были досягаемы с точки зрения временных рамок, что можно определить благодаря моделированию.

3. Создать единую стратегию коммуникации с внешней средой. Создание стартапа сопряжено с коммуникацией с инвесторами, партнерами, потенциальными клиентами, СМИ и так далее. От того как вы будете себя  позиционировать, скажем, от ваших моделей поведения, напрямую зависит представление о вас и имидж вашего стартапа. 

Также нужно отметить, что моделирования реальных бизнес-процессов на практике нужно проводить системно. Зачастую, как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность часто обосновывается непониманием поставленных целей. Важно анализировать работу внутри команды и процессы, тормозящие работу. Это говорит о важности совершенствования, что будет вести вас к наиболее эффективным бизнес-процессам.

Работа по моделированию бизнес-процессов содержит в себе 5 этапов:

1. Создание базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы. То есть построение модели «как есть». Для этого нужно определить границы бизнес-процессов, базовые компоненты и сделать описание, чтобы понять, как все работает в настоящий момент. 

2. Анализ — изучение процессов и взаимосвязей между ними.

3. Разработка оптимальной модели. Строится плановая модель работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса, то есть формирование модели «как должно быть»: на основе анализа продумывается процесс, к которому нужно стремиться. 

4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью раскрытия слабых сторон.

5. Доработка модели.

Существуют специально созданные ПО для моделирования. Наиболее распространенный софт для бизнес-моделирования: 

• ARIS Express — подходит для начинающих пользователей и достаточно простой в использовании.

• Business Studio — интуитивно понятный софт для моделирования бизнес-архитектуры и бизнес-процессов.

• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и прочих.

• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы. Она содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, электронный документооборот.

• Draw io — сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и содержит огромный набор элементов. Можно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

• ELMA BPM — софт, предоставляющий бесплатное моделирование, автоматизацию, контроль исполнения бизнес-процессов, интеграцию с 1C.

Моделирование бизнес-процессов — отражение реального процесса при помощи графических, текстовых или иных  способов представления, то есть подробное описание деятельности компании.

Цель фаундеров, которые стремятся повысить производительность компании — построить эффективные бизнес-процессы. Эффективная работа предполагает исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Пренебрежение моделированием бизнес-процессов до тех пор, пока стартап не станет «достаточно большим», может в конечном итоге не дать стартапу тех условий, необходимых для того, чтобы с самого начала стартап стал таковым. 

Стартапы и малые компании, которые стремятся расти и масштабироваться, должны уделить особое внимание моделированию и управлению своими бизнес-процессами, что позволит расставить приоритеты, повысить удовлетворенность клиентов и, как результат — эффективность своих бизнес процессов, что является одним из  ключевых факторов для развития.