Как посмотреть на себя со стороны: метод оценки «Peer Review»

Метод Peer Review популярен в разных сферах жизни. В науке он известен как рецензирование — изучение и оценка научных работ специалистами, работающими в одной области вместе с автором. В медицине врачи могут собрать консилиум, чтобы оценить качество лечения, сделать «работу над ошибками», либо почерпнуть для себя новые методики. В технической сфере инженеры проводят экспертную техническую оценку — разновидность инженерной экспертизы, для которой приглашают специалистов из таких же областей, чтобы выявить дефекты и предложить способы их устранения. 

Для применения Peer Review в процессе оценки эффективности деятельности организаций можно использовать модель, разработанную Европейским Фондом по управлению качеством (EFQM), которая помогает компаниям определить свои слабые и сильные стороны.

Модель включает в себя три основных блока: 

• направление (целеполагание);

• действия (выполнение);

• результаты.

Основная задача модели в том, чтобы помочь компании разобраться и ответить на три основных вопроса, которые важны для устойчивого и эффективного развития:

1. Почему? Зачем существует компания? Что она делает? Какова ее цель, стратегия, миссия? (Направление).

2. Как? Зачем компания это делает? Какие средства и возможности она использует, чтобы достичь своих целей и создать устойчивые корпоративные ценности? (Действия).

3. Что? Насколько эффективны предпринимаемые действия? Удовлетворены ли потребности всех заинтересованных сторон? (Результаты).

В зависимости от направления деятельности компании организаторы исследования готовят анкету, вопросы которой охватывают все блоки модели. В анкете есть поле, куда исследуемая компания может добавить свои вопросы для экспертов, приглашенных организаторами для изучения полученных ответов. В процессе анкетирования компания анализирует свою деятельность, определяя свои преимущества и недостатки. Заполненный документ направляется экспертам для оценки.

Для удобства использования материалов организаторы создают облачное хранилище, где будут размещаться все документы, которые будут доступны каждому участнику исследования. 

Таким образом, алгоритм Peer Review выглядит так:

1. Организаторы составляют документ-анкету с вопросами для оцениваемой компании — «хозяина» и направляют ее «хозяину».

2. «Хозяин» письменно заполняет анкету. Он может привлечь сотрудников из разных отделов, чтобы наиболее понятно объяснить все тонкости организации процессов. 

3. Затем «хозяин» направляет заполненную анкету своим будущим «гостям» — компаниям-экспертам за несколько недель до их прибывания.

4. «Гости» основательно изучают документ, чтобы подготовиться к визиту и прорабатывают все потенциальные рекомендации или вопросы для «хозяина».

5. Во время визита «гостей» принимающей стороне выделяется время на живую презентацию. Можно провести экскурсию, пригласить других заинтересованных в процессе лиц, например, стейкхолдеров или клиентов.

6. После презентации «гости» удаляются в отдельную аудиторию для обсуждения и вынесения «вердикта».  

7. Затем «гости» и «хозяева» встречаются, чтобы «гости» поделились своими наблюдениями и дали свои рекомендации.

8. Через некоторое время организаторы запрашивают отчет, чтобы можно было оценить, были ли полезными рекомендации экспертов, какие изменения произошли у компании и насколько такой метод экспертной оценки полезен для повышения эффективности работы компании-хозяина.

Во время проведения оценки следует принимать во внимание экономические, политические и социальные условия системы, в которой функционирует компания, для получения наиболее эффективных результатов. 

Приведем пример некоторых вопросов из анкеты, разработанной организацией Swedish Incubators & Science Parks (SISP) в 2016-2017 годах, которая адаптировала модель EFQM для экспертной оценки бизнес-инкубаторов и проводила свои исследования.

Руководство

• Каковы действия руководства для определения четких целей и планов по развитию компании?

• Как отслеживаются ключевые показатели эффективности и выполнения целей?

Команда

• Налажена ли коммуникация между руководством и командой? 

• Есть ли возможности для индивидуального развития каждого сотрудника? Как происходит оценка KPI каждого сотрудника?

• Как привлекаются новые высококвалифицированные кадры? 

Финансирование 

• Как организована система финансирования, какие источники дохода используются? Есть ли связи с сетями «бизнес-ангелов»? 

Планы и стратегии

• Налажен ли процесс обсуждения планов по развитию между руководством и инвесторами? 

• Как происходит процесс согласования решений в компании? 

• Насколько четко обозначена миссия организации? Осведомлены ли сотрудники о целях и задачах организации?

Партнеры и ресурсы

• Как инкубатор интегрирован в региональное бизнес-сообщество? Участвует ли в различных проектах на местном, национальном или международном уровне?

• Насколько легко для стартапа можно получить доступ к необходимой инфраструктуре: офисным помещениям, услугам? 

Развитие бизнеса и взаимодействие с клиентами

• Как осуществляется привлечение новых идей? 

• Каковы требования, предъявляемые к стартапу для принятия в бизнес-инкубатор? 

• Как отслеживается прогресс каждого стартапа? 

• Какова процедура выхода из бизнес-инкубатора?

Результаты

• Проводятся ли мероприятия со стартапами, вышедшими из инкубатора, сохраняются ли с ними контакты? 

Одним из примеров использования метода Peer Review среди бизнес-инкубаторов стал проект IRIS, созданный командой из шведского технопарка Dalarna Science Park при поддержке Шведского института в рамках программы Interreg Baltic Sea Region. Организаторы собрали команду из 14 бизнес-инкубаторов Швеции, Латвии, Литвы, России, Германии, Польши, Эстонии, Финляндии, Дании. Кроме основной цели — обмена опытом между бизнес-инкубаторами, организаторы впервые применили метод Peer Review на международном уровне. 

После окончания проекта участники отметили, что основным преимуществом Peer Review была возможность посмотреть на себя «со стороны», увидеть свои рабочие процессы с международного ракурса. Во время подготовки к приезду экспертов, каждый из задействованных лиц принимающей стороны мог обсудить все актуальные проблемы с коллегами и узнать что-то новое для себя. Обмен опытом и новые знакомства поспособствовали созданию новых проектов.

Познакомиться с результатами исследования, а также скачать образец документа с вопросами, который был создан организаторами для участников проекта, можно здесь. 

• Во время подготовки ответов на вопросы можно обнаружить что-то новое о своей компании: как положительное, так и отрицательное.

• Обмен опытом между похожими организациями может помочь решить проблему (попробуйте задать вопрос коллеге, возможно, с такой задачей кто-то уже сталкивался).

• Посещение новых компаний помогает создавать новые идеи.

• Весь процесс проходит в комфортной дружелюбной обстановке, так как эксперты приезжают не для того, чтобы Вас поругать или напугать, а помочь и вдохновить.

• Фокус экспертов направлен именно на сильные стороны компании, они подскажут, в каком направлении двигаться дальше.

• Новые знакомства = новые возможности для совместного сотрудничества.